问题往往不在排版，而在任务没有交代完整
同样一份项目资料，给执行同事看的说明、给主管看的周会汇报、给客户看的成果介绍，内容顺序应该不同。如果只说“帮我做一个高级的 PPT”，工具只能猜测读者、篇幅和重点。先说明谁要看、希望对方看完知道什么，比一开始堆叠风格形容词更有效。
先准备一份简短的汇报说明
这里使用一个编辑设计的练习场景：项目周会上说明本周进展，汇报时间约八分钟，需要主管确认一个资源安排。准备四份材料即可：上周计划、本周实际完成记录、还未解决的问题、下周拟推进的事项。练习时可以使用模拟资料；处理真实业务前，应按所在组织的要求整理与脱敏。
- 听众与时长：主管参加的项目周会，约八分钟。
- 核心结论：目前哪些环节正常推进，哪里需要协调。
- 证据材料：每个完成事项对应日期、文件或记录编号。
- 明确请求：需要对方确认的人员安排或优先级。
- 输出边界：不增加材料里没有的完成率、金额和客户评价。
先要逐页大纲，再要求生成成品
先让工具提供页面结构，能够更早发现逻辑问题。比如第一页说清项目目前的状态，第二页列出本周真正完成的事，接着解释尚未解决的问题，最后明确需要谁决定什么。页数只是帮助控制阅读负担，不是越少越高级。对于不同的账号与工具，如果当前入口不能直接导出演示文件，也可以先生成逐页文案，再在演示软件中排版。
可以直接改写使用的汇报提示词
请根据我提供的项目材料，为主管周会准备一份约8分钟、6至8页的汇报大纲。目标是讲清本周进展、当前风险和需要确认的资源安排。请按“每页标题—本页结论—支撑材料—建议图表”输出。已完成、进行中、待确认分开写。所有数字必须来自材料，并标注对应文件或记录编号；没有的数据列为待补充。先给大纲，等我确认后再整理成演示文件或逐页文案。不要修改原始资料。检查结果时，不只看第一页好不好看
- 结论检查：只看页面标题，是否能读懂这次汇报要说明的事情？
- 数字检查：金额、日期、完成项数量是否有材料依据，图表单位是否统一？
- 状态检查：“准备发布”“计划完成”有没有变成“已经交付”？
- 阅读检查：标题、正文、图表注释在实际展示尺寸下是否清楚？
- 文件检查：成品是否能打开，文字能否继续编辑，页序是否与确认的大纲相同？
一个常见误区：把未知数据交给 AI 自己补
如果数据缺失，先把空位保留下来，再决定找谁补充。一个写着“待确认”的事实，通常比一组看上去合理却没有来源的数字更有用。修改时也尽量针对某页的某个问题：例如“第三页只保留有明确截止日期的风险”，比“整体再专业一点”更容易得到可检查的变化。